BAP ve TÜBİTAK Projeleriyle Robot Alımı: Bütçe, Şartname, Kabul

Türkiye'de üniversitelerde robot alımlarının önemli bir kısmı araştırma projesi bütçeleriyle yapılır: kurum içi Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) veya TÜBİTAK destekli projeler. Bu süreçte en sık karşılaşılan sorunlar teknik değil idaridir: bütçede yetersiz gerekçe, satın alma aşamasında karşılaştırılamayan teklifler, robota uymayan şartname veya teslimde neyin kontrol edileceğinin belirsizliği. Bu yazı genel bir süreç rehberidir. Program kuralları, üst sınırlar ve usuller programa ve kuruma göre değişir; bağlayıcı kaynak her zaman ilgili çağrı metni, TÜBİTAK'ın güncel duyuruları ve kurumunuzun BAP yönergesidir.

1. Proje yazımı: robotu araştırmaya bağlamak

Hakem ve değerlendirici açısından bir robot kalemi "güzel bir cihaz" değil, bir iş paketinin aracıdır. Gerekçede şu sorular cevaplanmalı:

• Hangi deney? Robotun kullanılacağı iş paketleri ve bu paketlerin çıktıları.
• Neden bu platform sınıfı? Örneğin tüm vücut kontrolü çalışılıyorsa insansı robot, engebeli arazide algılama çalışılıyorsa dört ayaklı robot gerekir. Seçim yöntemden çıkmalı.
• Neden simülasyon yetmez? Sim2real doğrulaması, gerçek sensör verisi veya insan-robot etkileşimi gibi gerekçeler.
• Neden bu konfigürasyon? Geliştirme erişimi olan EDU sürümü, el tipi, ek sensörler ve geliştirme bilgisayarı gibi seçimler ayrı ayrı gerekçelendirilmeli. Örneğin taklit öğrenme çalışacak bir proje el ve kamera seçimini veri toplama yöntemiyle ilişkilendirmelidir (LeRobot yazımız).
• Yan kalemler: Simülasyon için GPU'lu iş istasyonu, yedek batarya, askı gibi güvenlik ekipmanı ve eğitim de araştırmanın parçasıdır; ayrı kalemler olarak düşünülmeli ve programın izin verdiği kalem türleri kontrol edilmelidir.

Bütçe tutarını yazarken güncel bir teklife dayanın. Robotlar genellikle ithal ürünler olduğundan, teklif tarihi ile satın alma tarihi arasındaki zaman ve kur değişimi bütçe planlamasında dikkate alınmalıdır; teklifin geçerlilik süresini ve hangi para biriminde verildiğini not edin.

2. Teknik şartname: ölçülebilir gereksinimler

Proje kabul edildikten sonra satın alma aşamasında bir teknik şartname istenir. İyi şartname, "şu marka" yerine ölçülebilir fonksiyonel gereksinimlerden oluşur:

• Platform: Robot tipi, serbestlik derecesi, taşıma kapasitesi, çalışma süresi gibi araştırma için gerçekten gerekli parametreler. Yalnızca üreticinin resmi belgeleriyle doğrulanabilen değerleri kullanın.
• Geliştirme erişimi: Düşük seviye eklem kontrolüne erişim, Python/C++ SDK, ROS 2 uyumu gibi araştırmayı mümkün kılan yazılım gereksinimleri. Araştırma platformlarında bu madde en kritik olanıdır; aynı gövdenin geliştirme erişimi olmayan sürümü projeyi işlevsiz bırakabilir.
• Sensörler ve aksesuarlar: Kamera, LiDAR, el veya tutucu, kumanda, yedek batarya.
• Hizmetler: Teslim yeri, kurulum, eğitim, garanti ve teknik destek kapsamı.
• Belgeler: Kullanım kılavuzu, teknik dokümantasyon ve kurumun istediği diğer belgeler.

Şartnameyi aşırı dar yazmak (tek bir ürünün ölçülerini birebir kopyalamak) rekabeti engelleyebilir; aşırı geniş yazmak ise araştırmaya uymayan bir ürünün gelmesine yol açabilir. Dengeyi araştırma gereksinimleri belirlemelidir. Kurumunuzun satın alma birimi şartname biçimi konusunda yol gösterir; süreci onlarla erken başlatın.

3. Teklif toplama ve tek kaynak durumu

Birden fazla teklif toplanacaksa tekliflerin aynı kapsamı karşılaştırdığından emin olun. Teklifte şu kalemlerin ayrı ayrı görünmesini isteyin:

• Model ve sürüm (EDU veya standart), konfigürasyon seviyesi
• Aksesuarlar, sensörler ve el/tutucu seçimi
• SDK ve geliştirme erişimi
• Teslim şekli, ithalat ve lojistik kapsamı
• Kurulum ve devreye alma
• Eğitim
• Garanti ve satış sonrası destek kapsamı

Araştırma ekipmanlarında bazen gereksinimleri yalnızca tek bir ürün karşılar: örneğin projenin yöntemi belirli bir platformun açık kaynak eğitim araçlarına (Unitree'nin RL depoları gibi) veya daha önce toplanmış veri kümesiyle uyumluluğa dayanıyorsa. Böyle bir durumda tek kaynaktan alımın mümkün olup olmadığı ve hangi belgelerle gerekçelendirileceği tamamen kurumunuzun mevzuatına ve usulüne bağlıdır. Gerekçeyi teknik ve doğrulanabilir tutun; "en iyisi bu" değil, "şu gereksinimi yalnızca bu karşılıyor, çünkü..." biçiminde.

4. Zaman planı

Proje takvimi ile tedarik takvimi çoğu zaman çakışır: proje süresi işlemeye başlamışken satın alma ve ithalat süreci devam ediyor olabilir. Riskleri azaltmak için:

• Satın alma talebini proje başlar başlamaz hazırlayın; şartname taslağını proje yazım aşamasında hazırlamak işi hızlandırır.
• Robot gelene kadar geçen süreyi simülasyon iş paketleriyle değerlendirin. Unitree'nin ROS 2 ve Python SDK araçları simülatörle çalıştığından ekip robotsuz başlayabilir.
• Teslim tarihini tedarikçiden yazılı alın ve proje ara raporlarında güncel durumu belirtin.

5. Teslim ve kabul

Teslimde yapılacak kontroller şartnameyle birebir eşleşmelidir. Pratik bir kontrol listesi:

1. Fiziksel kontrol: Robot, aksesuarlar, bataryalar, kumanda ve şarj ekipmanının eksiksizliği; seri numaralarının kayda geçirilmesi.
2. Fonksiyon testi: Açılış, temel hareketler, sensör verilerinin okunması. Bu testi üretici talimatlarına uygun, güvenli bir alanda yapın.
3. Geliştirme erişimi testi: Araştırma platformu için en önemli adım. SDK ile robota bağlanıp durum verisini okumak (örneğin ros2 topic list ile topic'lerin görünmesi) şartnamedeki geliştirme gereksiniminin karşılandığını gösterir.
4. Belgeler ve eğitim: Kılavuzlar, garanti belgesi ve verilen eğitimin kaydı.
5. Kayıt: Sonuç, kurumunuzun öngördüğü kabul usulüyle tutanağa bağlanır ve demirbaş kaydı yapılır.

Kabulden sonra laboratuvar düzeni ve güvenlik kuralları devreye girer; bunu laboratuvar kurulum yazımızda anlattık.

Kagen Robotics'in bu süreçteki rolü

Kagen Robotics ile tedarik, kurulum, entegrasyon ve teknik destek sağlanır. Proje yazım aşamasında güncel teklif ve teknik doküman, satın alma aşamasında kalemleri ayrıştırılmış teklif, teslimde kurulum ve Kagen Akademi üzerinden eğitim talep edebilirsiniz. Teklifi hangi unsurların belirlediğini G1 EDU fiyat ve Go2 EDU fiyat sayfalarında, platform ayrıntılarını G1 ve Go2 model sayfalarında bulabilirsiniz. Proje bilgilerinizi teklif formu ile iletebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Proje bütçesinde robotu nasıl gerekçelendirmeliyim?

Robotu iş paketlerine ve deneylere bağlayın; platform sınıfını, simülasyonun neden yetmediğini ve konfigürasyon seçimlerini ayrı ayrı gerekçelendirin.

Teknik şartnameye marka yazılabilir mi?

Kurumunuzun mevzuatına bağlıdır. Genel iyi uygulama ölçülebilir fonksiyonel gereksinimlerle yazmaktır; tek ürün durumunun gerekçesi ayrıca belgelenir.

Teklif toplarken nelere dikkat edilmeli?

Model ve sürüm, aksesuarlar, SDK erişimi, teslim, kurulum, eğitim, garanti ve destek kalemleri ayrı ayrı yazılmalı ki teklifler karşılaştırılabilsin.

Teslim-kabulde ne kontrol edilir?

Eksiksizlik, seri numaraları, fonksiyon ve geliştirme erişimi testleri, belgeler ve eğitim; sonuç kurumun kabul usulüyle tutanağa bağlanır.